Dimona : tout savoir sur cette déclaration obligatoire pour les employeurs
La déclaration Dimona : une obligation incontournable pour tous les employeurs de Belgique. Vous vous demandez peut-être ce que recouvre précisément ce terme ? Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’elle représente, qui doit s’en charger, comment procéder à la déclaration, et bien plus encore. Que vous soyez un entrepreneur débutant ou un gestionnaire aguerri, notre guide complet vous offre les clés pour remplir avec succès cette obligation administrative.
Qu’est-ce que la Dimona ?
La Dimona, abréviation de “Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte”, désigne un acte administratif crucial pour les employeurs en Belgique. C’est un message électronique par lequel l’employeur communique toute entrée et sortie de service de ses travailleurs à l’ONSS (Office National de Sécurité Sociale). En effet, lorsque vous démarrez ou mettez fin à une relation professionnelle avec un collaborateur, vous devez immédiatement informer l’ONSS en envoyant une déclaration Dimona. Cela permet la création d’un registre central du personnel auprès de l’institution.
Initialement introduite en 1999 dans quelques secteurs sélectionnés, tels que la construction, le transport de personnes par bus et le travail intérimaire, la Dimona a été conçue dans le but de moderniser le système de sécurité sociale. Étant donné son efficacité, les autorités ont progressivement étendu son utilisation à d’autres secteurs d’activité. Son application s’est élargie une première fois en octobre 2001, pour finalement devenir obligatoire à tous les secteurs d’activités depuis le 1er janvier 2003.
Ainsi, la Dimona est aujourd’hui un acte administratif obligatoire pour tous les employeurs de Belgique, aussi bien dans le secteur privé que public. Cette déclaration permet à l’ONSS de :
- Gérer les droits des travailleurs en matière de sécurité sociale (allocations de chômage, maladie, maternité, etc.)
- Contrôler le respect des obligations sociales par les employeurs
- Lutter contre le travail au noir
En tant qu’employeur, il vous incombe d’effectuer la déclaration Dimona. Toutefois, si vous êtes affilié à un secrétariat social, celui-ci peut s’en charger pour vous. Cette délégation vous libère du temps pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise. Le secrétariat social prend en charge les déclarations Dimona via son application de gestion salariale, simplifiant ainsi vos responsabilités administratives.
Déclaration Dimona en Belgique : en quoi cela consiste ?
Il existe 4 types de Dimona différentes :
Déclaration d’entrée – Dimona IN
Une déclaration Dimona IN correspond à l’entrée d’un nouvel employé au sein de votre entreprise. Cette déclaration marque le début d’une période et doit être établie au plus tard lorsque le travailleur commence effectivement ses prestations. La date de début à indiquer est celle à laquelle le lien contractuel ou juridique avec le travailleur démarre.
Déclaration de sortie – Dimona OUT
La Dimona OUT est une déclaration de sortie qui marque la fin et clôture une période de travail. Elle doit être établie dès que le travailleur n’est plus en service, que ce soit à la fin de son contrat ou en cas de licenciement ou démission sans préavis. Si le travailleur est en préavis, la Dimona OUT est établie à la fin de cette période. En tout état de cause, elle devra être introduite au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de la fin de la relation professionnelle.
Modification d’une déclaration
La modification d’une déclaration Dimona intervient dans trois cas :
Si la date de début réelle est antérieure à celle initialement déclarée, l’employeur devra alors effectuer la modification en suivant les règles applicables à la Déclaration Dimona IN.
Si la date de fin réelle est postérieure à celle initialement déclarée, l’employeur devra alors signaler la modification conformément aux règles applicables à la Déclaration Dimona OUT.
Si la date de fin réelle est antérieure à celle initialement déclarée, l’employeur doit également signaler la modification conformément aux règles de la Déclaration Dimona OUT.
Annulation d’une déclaration
Lorsque la date réelle de début est plus tardive que celle indiquée, il n’est pas possible de la modifier par une déclaration de modification. Dans ce cas, l’employeur doit annuler la période et en créer une nouvelle. De même, si un travailleur ne se présente pas comme prévu, l’employeur peut annuler la déclaration Dimona jusqu’à la fin du jour concerné. Si la déclaration concerne plusieurs jours, elle doit être annulée au plus tard à la fin du premier jour prévu.
Pour quel travailleur faut-il remplir une déclaration Dimona ?
Vous devez soumettre une déclaration pour tous vos travailleurs, en ce compris :
- Les étudiants
- Les travailleurs flexi-job
- Les travailleurs occasionnels/extras
- Les stages de transition
- Les accords professionnels individuels
Mais il existe quelques exceptions à cette règle. Ne doivent pas l’objet d’une déclaration Dimona :
- Certains stagiaires
- Les personnes employées sous un contrat de travail ALE (via une agence locale pour l’emploi)
- Les volontaires
Comment faire une déclaration Dimona auprès de l’ONSS ?
Pour initier une déclaration Dimona, la première étape consiste à vous identifier en tant qu’employeur. Cette démarche se déroule sur le service en ligne WIDE, où vous fournissez à l’ONSS toutes les informations essentielles concernant votre entreprise. Suite à cela, vous recevez immédiatement un numéro ONSS vous permettant de procéder à vos déclarations Dimona. Vous avez alors le choix du canal :
| Canal | Utilisation |
|---|---|
| Dimona (service en ligne non sécurisé) | Une fois que vous êtes identifié, vous pouvez accéder au Fichier du personnel pour faire une déclaration Dimona sécurisée. Cet outil sécurisé stocke toutes vos informations Dimona ainsi que les déclarations précédentes pour chaque travailleur. |
| Fichier du personnel (service en ligne sécurisé) | Il est également possible de remplir votre déclaration via le service en ligne non sécurisé si vous n’avez pas encore reçu de nom d’utilisateur et de mot de passe. Cela vous permet de remplir une déclaration rapidement et simplement sans vous identifier |
| Batch (transfert de fichiers) | Ce canal vous permet d’envoyer un grand nombre de déclarations (quelques dizaines ou plus par semaine) et est donc adapté à certains types d’employeurs et intérimaires. |
| Dimona Mobile | Certaines opérations telles qu’introduire, modifier ou clôturer des déclarations peuvent être effectuées depuis votre smartphone via l’application Dimona Mobile. |
Si vous êtes affilié à un secrétariat social, ce dernier prendra en charge les déclarations Dimona. Vous devrez simplement fournir les informations nécessaires via les canaux spécifiques de votre secrétariat social.
Par exemple, les clients du secrétariat social UCM peuvent effectuer leurs déclarations Dimona gratuitement via leur plateforme Appipay. Ils ont également la possibilité d’envoyer une demande de Dimona par mail, effectuer la démarche par téléphone ou encore via un formulaire papier.
Cependant, nous vous recommandons vivement de clarifier les modalités de la déclaration avec votre secrétariat social afin qu’il effectue également l’enregistrement des présences si c’est nécessaire, car une déclaration ne vaut pas enregistrement. En effet, même si votre secrétariat social s’occupe des déclarations Dimona, vous demeurez responsable de leur exactitude et de leur conformité donc soyez vigilant.
Quand remplir une déclaration Dimona ?
Le moment où vous devez introduire une déclaration dépend du type de déclaration.
- La déclaration Dimona IN doit être effectuée dès que le travailleur commence à travailler.
- La déclaration Dimona OUT doit être réalisée au plus tard le premier jour ouvrable suivant la fin de la relation juridique ou contractuelle entre l’employeur et le travailleur.
- En ce qui concerne les modifications :
- Si la date de début est avancée, effectuez la modification dès que le travailleur commence à travailler.
- Si la date de fin est avancée, effectuez la modification au plus tard le premier jour ouvrable après la fin de l’emploi du travailleur.
- Si la date de fin est repoussée, effectuez la modification dès que le travailleur commence à travailler, soit au plus tard le premier jour ouvrable suivant la date de fin initialement prévue.
- Pour ce qui est de l’annulation, elle doit être réalisée au plus tard à la date de début prévue.
Quelles informations faut-il avoir en sa possession pour faire une déclaration Dimona d’un travailleur ?
Pour réaliser une déclaration Dimona, vous aurez besoin des informations suivantes :
- Informations sur l’employeur : numéro d’entreprise ou numéro d’identification ONSS, nom, adresse, siège social, etc.
- Informations sur le travailleur : numéro de registre national (NRN), numéro de sécurité sociale, nom, adresse, date de naissance, commission paritaire, type de travailleur, etc.
- Informations sur la relation de travail : date de début et de fin de contrat, type de contrat, fonction du travailleur, heures de début et de fin pour les travailleurs occasionnels, etc.
Déclaration en ligne
La déclaration en ligne est la méthode la plus simple et la plus rapide. Vous pouvez accéder au portail Dimona via le site web de l’ONSS.
- Cliquez sur le bouton “Fichier du personnel : déclarer et gérer” dans le menu à droite et identifiez-vous. SI vous avez opter pour une déclaration via le service en ligne non sécurisé, cliquez sur le bouton “Dimona : déclarer” dans le menu à droite.
- Saisissez le numéro d’entreprise de l’employeur ou le numéro d’identification ONSS.
- Saisissez le numéro de registre national (NRN) du travailleur. Si vous ne l’avez pas, entrez les données d’identification.
- Ajoutez des détails sur le travailleur, comme sa commission paritaire et son type d’emploi.
- Indiquez la période de travail : la date de début et, si vous la connaissez, la date de fin. Pour les travailleurs occasionnels, spécifiez également les heures de début et de fin.
- Vérifiez les informations saisies et corrigez si nécessaire. Vous pouvez également ajouter des informations utiles dans la case “Référence”.
- Confirmez la déclaration.
Comment arrêter une Dimona ? Quand faire une Dimona out ?
La domina OUT doit se faire au plus tard le jour suivant le départ du travailleur.
Si le travail se poursuit après la fin du contrat, vous pouvez utiliser la date de fin du contrat pour la déclaration. En cas de licenciement ou de démission sans préavis, il vous faudra effectuer la Dimona OUT dès le jour ouvrable suivant la rupture. Si un préavis est donné, la date de fin sera à la fin de cette période.
Les périodes de suspension du travail comme lors d’un détachement à l’étranger ne nécessitent pas de Dimona OUT. De même, un changement de statut de temps plein à temps partiel (ou vice versa) n’en requiert pas non plus.
Comment consulter ses Dimona ?
Vous avez la possibilité de consulter toutes vos déclaration en ligne en vous identifiant via le Fichier du personnel. Vous pourrez ainsi gérer l’ensemble de vos déclarations qui y sont regroupée en un seul endroit.
Par ailleurs, ce Fichier vous permet également de déclarer de nouveaux travailleurs, introduire une Dimona pour un ou plusieurs travailleurs en une seule opération (Multi-Dimona), enregistrer quotidiennement les travailleurs fixes dans le secteur Horeca et rechercher rapidement des travailleurs ou des déclarations spécifiques.
Quelle Dimona faut-il dans le cadre d’un contrat de travail étudiant ?
Les employeurs doivent toujours déclarer en Dimona les contrats de travail étudiant, indépendamment de la période d’emploi ou des exceptions énoncées dans les Instructions administratives relatives au travail des étudiants. Les services fournis par l’étudiant doivent être enregistrés en Dimona avec la catégorie de travailleur “STU“, et ce, dès le premier jour d’activité. Le non-respect de ces règles de déclaration peut entraîner l’inapplicabilité des cotisations de solidarité sur les prestations de l’étudiant.
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