Frais propre à l’employeur : tout savoir sur les remboursements de frais en Belgique

Les frais propre à l’employeur peuvent parfois être une source de questionnements dans le développement de votre entreprise. Découvrez au travers de cet article tout ce que vous devez savoir sur les remboursements de frais en Belgique, des déplacements professionnels aux frais de télétravail. Apprenez comment éviter les pièges, augmenter les avantages et assurer une gestion transparente et conforme à la règlementation. 

Frais propre à l’employeur : de quoi il s’agit ?

Les frais propres à l’employeur représentent un aspect important et parfois complexe des relations de travail. Ces frais englobent une multitude de dépenses que le travailleur peut engager dans le cadre de ses fonctions, allant des frais de déplacement aux repas d’affaires, en passant par l’achat de vêtements de travail ou les dépenses liées au télétravail. Cependant, cette notion peut prêter à confusion et donner lieu à des discussions, car elle est sujette à une interprétation large.

Les employeurs ont alors tout intérêt à adopter une interprétation extensive, car les frais propres à l’employeur sont exonérés des cotisations de sécurité sociale. Cependant, soyez vigilant, il arrive souvent que l’ONSS conteste cette qualification et cherche à requalifier ces montants en salaire déguisé afin de percevoir malgré tout des cotisations sociales.

L’ensemble des frais afférents, propres à l’employeur ne sont donc pas soumis aux cotisations de sécurité sociale s’ils respectent 3 conditions : 

• les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail ;
• les frais sont réels ;
• l’exactitude des dépenses peut être établie par l’employeur au moyen de pièces justificatives.

Il est alors important de comprendre les règles entourant les frais propres à l’employeur pour éviter tout conflit, cas de contestation et assurer une relation de travail harmonieuse et légale.

Quels sont les types de frais qui peuvent être considérés comme des ‘frais propre à l’employeur’ ? 

Les frais considérés comme propres à l’employeur sont régis par des directives précises établies par l’ONSS. Ces frais englobent différentes dépenses que le travailleur engage pendant l’exécution de son contrat de travail, mais qui, en réalité, relèvent de la responsabilité de l’employeur. Plusieurs frais rentrent alors dans la définition de l’ONSS comme les déplacements du domicile au lieu de travail, les vêtements du travailleur, les frais de parking, de garage, et bien d’autres. 

Tableau des montants forfaitaires en 2024 de l’ONSS

Quelles sont les règles à respecter pour que les frais soient qualifiés de frais professionnels ?

Depuis le 1er janvier 2010, il incombe à l’employeur de prouver, en cas de litige, à la fois le caractère professionnel des frais couverts par les remboursements forfaitaires mensuels et leur réalité, s’il souhaite éviter le paiement de cotisations de sécurité sociale et la retenue du précompte professionnel sur ces montants. Il s’agit de la double preuve. 

Cela implique souvent des discussions agitées avec l’inspection sociale, ce qui montre à quel point il est important pour les employeurs de motiver de manière exhaustive les remboursements forfaitaires à travers des instructions écrites, des notes de service et le règlement du travail.

De plus, il est essentiel de se conformer aux instructions de l’ONSS, qui déterminent les frais acceptés et les montants maximums autorisés.

Pour faire simple, l’employeur doit être en mesure de justifier à tout moment le forfait appliqué en se référant au tableau des frais établi par l’ONSS.

Comment rembourser des frais professionnels à un travailleur ?

Lorsqu’il s’agit de rembourser les frais propres à l’employeur, l’employeur dispose de deux options principales.

La première consiste à effectuer le remboursement sur la base des justificatifs fournis par le travailleur, ce qui implique de rembourser les dépenses réelles engagées. 

La seconde option est de verser un forfait mensuel au travailleur, ce qui simplifie le processus en établissant un montant fixe chaque mois. Il s’agit donc d’un remboursement forfaitaire.

Chacune de ces méthodes présente ses propres avantages et exigences, et le choix entre les deux dépendra souvent des pratiques de votre entreprise et des préférences de chacun.

Les points d’attention

En matière de frais propre à l’employeur, il est nécessaire de prêter une attention particulière aux procédures de remboursement des frais propres à l’employeur afin d’éviter les contrôles et les abus éventuels.

Aussi, il est important de noter qu’il ne peut y avoir de double remboursement pour un même frais : si un frais est remboursé sur base forfaitaire, il ne peut plus l’être sur base d’un justificatif et vice versa. Cette règle permettra d’assurer une transparence et une cohérence dans le remboursement des dépenses engagées par les travailleurs. 

De plus, à partir de l’année de revenus 2022, la fiche fiscale doit inclure le montant effectivement remboursé pour chaque catégorie de frais, permettant ainsi au fisc de mieux surveiller les remboursements et de s’assurer que les conditions sont respectées.

Enfin, n’oubliez pas que les remboursements de ces frais doivent clairement être mentionnés sur le compte individuel et sur la fiche de paie du travailleur pour garantir une transparence totale.

Le remboursement forfaitaire

Le remboursement forfaitaire est l’une des méthodes les plus utilisées pour indemniser les travailleurs pour leurs frais professionnels. Ces forfaits peuvent être basés sur différents critères établis par l’employeur et approuvés par l’administration fiscale.

Parmi les exemples courants de remboursement forfaitaire figurent les indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels, les frais de séjour et les indemnités de télétravail. Ces montants forfaitaires sont souvent déterminés en fonction de normes sérieuses, telles que les indemnités pratiquées dans la fonction publique fédérale ou les décisions anticipées de l’administration fiscale.

Il est alors essentiel que ces forfaits soient basés sur des observations et des recoupements précis des dépenses réelles engagées par les travailleurs. En effet, l’employeur doit alors réalser étude lui-même des frais engagés par les travailleurs et établir ensuite un forfait sur base de cette étude.

En cas de contrôle, il est d’ailleurs recommandé de conserver la documentation détaillée de l’étude réalisée pour déterminer les montants forfaitaires, afin de démontrer la légitimité et la conformité de ces remboursements aux exigences fiscales.

Les frais remboursés sur base de justificatifs – sur base réelle

Le remboursement sur base de justificatifs est une méthode particulièrement fiable pour indemniser les travailleurs pour leurs frais professionnels réels. Cette méthode implique de fournir des pièces justificatives telles que des factures, des tickets de caisse ou des souches TVA pour chaque dépense engagée.

Cette façon de rembourser est certes plus sécurisée, mais peut être plus lourde sur le plan administratif, puisqu’elle nécessite un suivi minutieux et une conservation de toutes les pièces justificatives. 

Par exemple, les indemnités sur la base de frais réels et prouvés peuvent notamment inclure le remboursement d’un achat de nourriture lors d’une réunion professionnelle, les frais de déplacement remboursés sur présentation de billets de train ou de bus, l’achat de matériel informatique nécessaire pour le travail, ou encore le remboursement de frais de formation professionnelle.

Inscription des montants de remboursement de frais sur la fiche fiscale, le décompte de paie et le compte individuel 

Concernant l’inscription des montants de remboursement de frais sur la fiche fiscale, le décompte de paie et le compte individuel, plusieurs démarches sont nécessaires pour assurer la transparence et la conformité fiscale.

Tout d’abord, sur la fiche fiscale, bien que les frais propres à l’employeur ne soient pas considérés comme de la rémunération au niveau fiscal, ils doivent être mentionnés sous la rubrique appropriée, ce qui permettra ainsi à l’employeur de déduire ces frais professionnels et au travailleur de les inclure dans sa déclaration d’impôt.

Concernant le décompte de paie, il est essentiel de mentionner les sommes non soumises à la sécurité sociale et non imposables, ce qui inclut, en autres, les frais propres à l’employeur. De même, sur le compte individuel, les frais propres à l’employeur doivent être spécifiés, conformément à la réglementation en vigueur. 

Cependant, avec toutes ces exigences et règles à respecter, il peut parfois être difficile de s’y retrouver. C’est pourquoi, il peut être judicieux de faire appel à un secrétariat social, qui pourra fournir une assistance professionnelle et garantir la conformité avec les obligations légales et fiscales.

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