Tout savoir sur l’indemnité télétravail en Belgique en 2024
La période de la Covid-19 a profondément modifié notre paysage professionnel, installant le
travail à domicile comme une réalité quotidienne pour beaucoup. Face à cette nouvelle donne, une question se pose : comment évoluent les indemnités télétravail en 2024 ? Plongez dans cet article pour découvrir les nuances et les réponses essentielles à cette interrogation centrale.
À combien s’élève l’indemnité télétravail ? Montant applicable depuis le 1er décembre 2023
Depuis le 1er décembre 2023, l’indemnité forfaitaire pour le télétravail s’établit à un montant maximal de 151,70 euros par mois.
Cette indemnité vise à couvrir les frais liés à l’utilisation du domicile comme espace professionnel, incluant l’aménagement du bureau à domicile et l’utilisation des équipements nécessaires.
Il est important de souligner que ces montants ne sont pas figés. Ils font l’objet de régulières indexations et révisions pour s’adapter à l’évolution des coûts de vie et des besoins des travailleurs. Par exemple, cette indemnité était de 132,07 euros à partir du 1er octobre 2021 et a été ajustée à 134,71 euros à compter du 1er février 2022.
L’indemnité télétravail : frais forfaitaires exonéré de cotisations sociales et d’impôt
L’indemnité télétravail est une compensation financière versée par l’employeur à ses salariés qui exercent une partie ou la totalité de leur activité professionnelle depuis leur domicile.
Elle vise à couvrir les dépenses supplémentaires engendrées par le télétravail, permettant ainsi aux employés de disposer d’un environnement de travail efficace et adapté à leurs besoins.
Cette indemnité couvre ces divers frais :
Frais de bureau
Cela inclut les coûts associés à l’aménagement et l’usage d’un espace de travail dédié à domicile, comme l’éclairage, le chauffage ou la climatisation, ainsi que les fournitures de bureau essentielles (stylo à bille, carnet de notes, tapis de souris)
Frais relatifs à du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique
Il s’agit des dépenses liées à l’achat ou à la location de mobilier de bureau (chaises, bureaux) et de matériel informatique (ordinateurs, écrans, claviers, souris, clé usb).
La bonne nouvelle ? Cette indemnité peut être intégralement exonérée de cotisations de sécurité sociale auprès de l’ONSS et d’impôt auprès de la fiscalité belge (précompte professionnel), à condition de respecter certains critères détaillés au point suivant.
Quelles sont les conditions à respecter ?
Pour naviguer en toute sérénité dans le monde du télétravail et profiter de l’indemnité forfaitaire qui en découle, il est essentiel de maîtriser la notion de ” télétravail structurel et régulier “. Ce terme désigne les situations où les travailleurs accomplissent de manière constante et habituelle leurs missions professionnelles depuis leur domicile. Ainsi, le télétravail occasionnel ou fortuit ne s’inscrit pas dans cette catégorie, et ne donne pas droit à l’indemnité spécifique.
D’après les directives du Fisc et de l’ONSS, le travail à domicile devient structurel et régulier lorsque, chaque mois, le collaborateur travaille l’équivalent d’une journée de travail standard depuis chez lui. Cette moyenne peut se concrétiser de diverses manières :
- Une journée complète de télétravail par semaine,
- Des séances de plusieurs heures réparties sur plusieurs jours,
- Une semaine entière de télétravail chaque mois.
Il convient de souligner qu’une journée de travail totalisant seulement trois heures par semaine n’est pas assimilée à du télétravail structurel et régulier.
Par ailleurs, il est bon de savoir que la période de congés annuels n’impacte pas cette évaluation. Ainsi, vous avez la possibilité de maintenir le versement de l’indemnité forfaitaire de télétravail pendant les vacances de votre collaborateur, sans encombre.
Quels sont les autres frais propre à l’employeur qui peuvent être remboursés en lien avec le travail depuis la maison ?
Au-delà de l’indemnité forfaitaire de 151,70 € destinée à couvrir les frais généraux du télétravail structurel, il est possible d’octroyer des remboursements complémentaires pour certaines dépenses spécifiques. Cette flexibilité permet d’assurer que les travailleurs disposent du matériel et des ressources nécessaires pour exercer leurs fonctions depuis leur domicile dans des conditions optimales. Deux choix s’offrent aux travailleurs :
Option n°1
Pour ceux qui utilisent une connexion et un abonnement internet privés à des fins professionnelles, une indemnité supplémentaire de 20,00 euros par mois peut être accordée. De plus, une indemnité de 20,00 euros peut également être ajoutée pour l’utilisation d’un ordinateur personnel.
OU
Option n°2
Enfin, pour ceux qui n’utilisent pas d’ordinateur personnel à des fins professionnelles mais qui ont besoin d’équipements supplémentaires tels qu’un deuxième écran, une imprimante ou un scanner personnels, une indemnité de 10,00 EUR par mois peut être accordée. Si plusieurs de ces éléments sont utilisés, l’indemnité est de 5,00 EUR par élément et par mois. Cette allocation peut être versée pendant une durée maximale de 3 ans.
Il est important de noter que ces deux forfaits ne peuvent pas être cumulés. Les employeurs doivent donc choisir l’option la plus appropriée en fonction des besoins spécifiques de leurs employés en télétravail.
Comment déclarer les indemnités de télétravail ?
Avec l’essor du télétravail, déclarer correctement les indemnités liées à cette pratique est devenu essentiel pour les employeurs. Ces indemnités peuvent être remboursées de manière forfaitaire ou sur base de pièces justificatives. Voici comment procéder concrètement pour déclarer ces indemnités :
1. Sur la fiche fiscale :
À partir de l’année de revenus 2022, toutes les indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l’employeur doivent être mentionnées sur la fiche fiscale. Cette mention doit être détaillée, en indiquant le montant total des indemnités pour chaque catégorie spécifique.
2. Sur la fiche ONSS :
Les indemnités ne sont pas soumises aux cotisations sociales, car elles sont considérées comme un remboursement de frais et non comme une rémunération. Cependant, elles doivent être correctement documentées et présentées en cas de contrôle.
3. Visibilité pour le travailleur :
Pour garantir la transparence et l’information des travailleurs, le montant des indemnités doit être clairement indiqué sur la fiche de paie de chaque employé. Cela permet à chacun de comprendre les montants qui lui sont remboursés et d’avoir une vue d’ensemble de ses avantages liés au télétravail.
Si vous êtes perdu dans toutes ces démarches administratives…
La gestion des indemnités de télétravail peut parfois sembler complexe et fastidieuse. Si vous rencontrez des difficultés ou si vous souhaitez bénéficier de conseils experts, il est recommandé de faire appel à un secrétariat social. Ces professionnels peuvent vous guider de manière optimale sur les meilleures pratiques pour rémunérer vos employés. De plus, ils se chargent de toutes les déclarations et de la paperasse, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre activité principale en toute sérénité.
L’indemnité télétravail est-elle obligatoire ou non ?
ll n’existe aucune obligation stricte concernant l’indemnité de télétravail. Les employeurs ont la liberté de choisir la manière dont ils souhaitent compenser les frais liés au télétravail. Ils peuvent opter pour différents systèmes, tels que contribuer financièrement à l’achat de mobilier de bureau ou de matériel informatique adapté.
Alternativement, ils peuvent fournir directement ce matériel aux employés télétravailleurs. Toutefois, il est essentiel que les modalités de cette compensation soient clairement spécifiées dans une annexe au contrat de travail pour éviter toute ambiguïté. De plus, cette indemnité peut être une manière de rémunérer d’avantage votre collaborateur tout en ne payant pas de cotisation sur ce montant et peut être un argument de plus lors du recrutement.
Faites-vous conseiller au mieux par un secrétariat social !
Pour une démarche sans embûches, rien ne vaut l’accompagnement d’experts aguerris, comme ceux d’un secrétariat social compétent. Si vous envisagez un changement pour un suivi plus attentif, nous sommes là pour vous guider. Remplissez le formulaire ci-dessous et prenez le premier pas vers une transition en toute confiance !
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Comment calculer les frais liés au télétravail ?
En plus de cette allocation de base, vous avez la flexibilité d’ajouter des montants supplémentaires pour soutenir vos employés dans leurs besoins spécifiques.
Par exemple, vous pouvez attribuer 20 euros par mois pour les frais de connexion internet et d’abonnement privés utilisés à des fins professionnelles. De plus, une indemnité de 20 euros par mois peut être allouée pour l’utilisation de l’ordinateur personnel de l’employé dans le cadre du télétravail.
Si vos employés utilisent des équipements supplémentaires comme un deuxième écran, une imprimante ou un scanner personnels, vous pouvez également prévoir une allocation de 10 euros par mois pour ces équipements. Si plusieurs équipements sont utilisés, l’indemnité peut être réduite à 5 euros par équipement supplémentaire par mois.
