Rédiger une lettre de licenciement : Conseils & réglementation en 2024
Découvrez les clés essentielles dans la rédaction de lettre de licenciement. De la lettre de licenciement pour motifs graves justifiant une rupture, en passant par les démarches de contestation, plongez dans un guide complet pour naviguer en toute confiance dans ce processus délicat. Ne laissez pas l’incertitude vous submerger, explorez nos conseils pour faire valoir vos droits et préparer votre avenir professionnel.
Comment faire une lettre de licenciement ?
Lorsque l’on souhaite licencier l’un de ses collaborateurs, il est obligatoire de notifier cette rupture unilatérale du contrat à l’aide d’une lettre de licenciement. Celle-ci se doit de respecter certaines règles.
Pour qu’elle soit recevable, il faut ces différentes mentions :
- La lettre doit être datée du jour de la rédaction ou de l’émission.
- La lettre doit contenir le nom de l’employeur ou celui habilité à écrire cette lettre.
- Elle doit mentionner la date du début du préavis et sa durée.
- La lettre peut aussi mentionner le montant des indemnités (facultatif).
- L’employeur ou la personne habilitée au sein de l’entreprise doit signer la lettre.
- La lettre doit être envoyée par recommandé.
Si la lettre n’est pas conforme, vous vous exposez à plusieurs conséquences possibles :
Le préavis est considéré comme nul
Si la lettre ne respecte pas les points cités au-dessus, celle-ci sera considérée comme nul. Soit de manière absolue, soit de manière relative.
Le préavis n’est pas considéré comme nul mais…
Si le délai de préavis repris dans la lettre est trop court, alors le travailleur a droit à une indemnité de rupture égale à la différence entre le délai de préavis qui aurait dû être presté et ce qui lui a été accordé. Pareil si la date de prise de cours du préavis est incorrecte, l’employeur devra le cas échéant payer au travailleur une indemnité de rupture complémentaire correspondant à la durée complémentaire du préavis qui aurait dû être prestée si la date avait été correctement indiquée.
Retrouvez ci-dessous plus d’informations quant aux éléments devant figurer dans la lettre pour vous aider au mieux dans la rédaction.
1. Date du jour ou date d’émission
La date de l’émission doit être reprise dans la lettre de licenciement envoyé.
2. Nom de l’employeur ou du représentant ainsi que sa signature
Pour rendre la lettre valable, il est impératif que le nom de l’employeur ou sur celui qui est habilité au sein de l’entreprise soit présent sur la lettre de licenciement ainsi que la signature de celui-ci.
3. Durée et date du début du préavis
Afin que la lettre soit conforme, il faudra que la durée et la date du début du préavis soit indiquée.
Néanmoins, si d’aventures l’une de ses informations est incorrectes, la lettre n’est pas considérée comme nulle. Il sera nécessaire de verser au travailleur une indemnité de rupture supplémentaire équivalente à la durée de préavis supplémentaire qui aurait dû être effectuée si la date avait été correctement spécifiée.
Pour calculer la date du préavis à prester, nous vous conseillons de lire notre article dédié au calcul du préavis en cas de licenciement ou à vous adresser à votre secrétariat social pour qu’il puisse le calculer pour vous.
4. Le montant des indemnités
L’employeur n’est pas obligé de reprendre les montants des indemnités dans la lettre de licenciement.
5. Motif du licenciement
De même que le motif de licenciement, il ne faut pas obligatoirement donner de raisons au renvoi de son collaborateur dans la lettre de licenciement.
Cependant, le travailleur sera dans le droit d’exiger s’il le souhaite que vous justifier les motifs inhérents au licenciement. Dans ce cas là, vous serez obligé de lui renvoyer une lettre recommandé dans un délai de deux mois maximum après avoir reçu la demande et stiuplant par écrit les motifs.
l peut donc être judicieux de reprendre le ou les motifs directement dans la lettre de licenciement.
6. Envoi de la lettre par recommandé
Le licenciement doit en effet être notifié par écrit et ce n’est possible que par deux voies différentes :
- Par le biais d’un huissier de justice : La remise du préavis est réputée faite le jour même de la signification de l’exploit d’huissier.
- Par courrier recommandé : la notification du préavis ne sortira ses effets que le troisième jour ouvrable suivant son expédition, le samedi étant à cet égard considéré comme un jour ouvrable.
Quand envoyer une lettre de licenciement en Belgique ?
Dans la législation belge, une lettre de licenciement doit être envoyée à l’employé ou l’ouvrier avant que ce dit licenciement prenne effet.
Il est généralement recommandé d’expédier la lettre de licenciement dès que la décision de licenciement est prise et que toutes les formalités internes de l’entreprise ont été accomplies. Cela offre au travailleur le délai nécessaire pour prendre connaissance de sa situation et éventuellement prendre des mesures légales appropriées.
Comment la lettre de licenciement doit-elle être notifiée au salarié ?
Comme dit précédemment, la lettre doit être notifiée par écrit par voie recommandée ou par le biais d’un huissier de justice. Celle-ci doit être claire et précise.
Quand reçoit-on une lettre de licenciement en tant que travailleur ?
En tant que travailleur, vous recevez une lettre de licenciement après que l’employeur ait pris la décision de mettre fin à votre contrat de travail. Cette lettre est remise par recommandé ou par biais d’un huissier de justice.
Modèles types de lettre de licenciement
Pour vous aider dans la rédaction, retrouvez ci-dessous différents modèles de lettre rédigé par le secrétariat social agréé Group S.
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Quelles sont les fautes graves qui peuvent aboutir à un licenciement en Belgique ?
Il y a plusieurs fautes graves qui peuvent mener à un licenciement en Belgique. Parmi celles-ci, on retrouve : les injures, l’abandon de poste, l’absence injustifiée, les actes de violence, le non-respect des consignes de sécurité, les actes de concurrence déloyale et certains comportements sexuels.
Quel que soit le motif, l’employeur est dans l’obligation de prouver les faits et est tenu de concrétiser ce licenciement par lettre recommandée ou via huissier.
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Comment contester une lettre de licenciement ?
L’employeur n’est pas tenu de justifier spontanément le licenciement. Cependant, le travailleur peut demander une explication par courrier recommandé dans les deux mois suivant la fin du contrat de travail.
L’employeur a ensuite deux mois pour répondre par courrier recommandé. En cas de non-réponse, il doit verser au travailleur concerné une indemnité équivalant à 2 semaines de rémunération.
Attention, les règles ne s’appliquent pas dans les situations suivantes :
- Aux travailleurs intérimaires ou étudiants.
- Aux licenciements intervenant dans les six premiers mois d’occupation du poste.
- Aux licenciements collectifs.
- Aux travailleurs ayant atteint l’âge de la pension.
- Aux licenciements liés à une cessation d’activité.
En bref, l’employeur a le droit de licencier un travailleur à tout moment. Si le travailleur en fait la demande, l’employeur doit fournir les motifs du licenciement. Si le travailleur conteste le licenciement, il peut porter l’affaire devant le tribunal du travail. En cas de décision en sa faveur, l’employeur est tenu de verser une indemnité de compensation. Cependant, aucune loi n’oblige l’employeur à réintégrer le travailleur. Bien que l’employeur soit libre de mettre fin au contrat de travail, il doit respecter les procédures de licenciement, tout comme le travailleur.
Comment calculer les indemnités de licenciement ?
Si l’employé est viré sans préavis ou sans motif graves, il a le droit de prétendre à des indemnités.
La personne concernée recevra un montant équivalent à celui de la rémunération qu’elle aurait dû percevoir pendant la période de préavis. Si le contrat de travail contient des clauses relatives à la stabilité de l’emploi, l’employeur sera tenu de les respecter. En cas de non-respect de ces clauses, des indemnités correspondantes seront également dues. En règle générale, le montant perçu varie en fonction de l’ancienneté du travailleur.
On dénombre une liste de différents cas :
- Si l’employé a 10 ans d’ancienneté, il touchera deux ans de rémunération.
- Si l’employé a exercé une période inférieure ou égale à 20 ans, il percevra trois ans de rémunération.
- S’il dépasse les 20 ans alors, il recevra quatre ans de rémunération.
